DEFINICIÓN:La digitalización es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.
VENTAJAS E INCONVENINTES:
Ventajas:
1 - La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
2 - Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.
3 - Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo. 4 - Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC de word y PDF, una extensión muy usada en la web.
5 - Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por un CD o DVD.
6 - Disminuye costos de logística en envios de documentos, viajes, cadetería, correo físico y los problemas de seguridad.
7 - Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
8 - Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y demás insumos ya no son necesarios en la oficina.
9 - Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que ademas pueden ser visualizados simultaneamente.
10 - El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.
Inconvenientes
-El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización.
-No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor.
-Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.
-Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.
- Daños en los ojos
- Distracciones
TIPOS
Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, etc. Para que los materiales puedan ser digitalizados existen varias maneras de capturarlos: por medio de escáner, fotografía digital, grabación digital, etc. Una amplia variedad de equipamiento está disponible para ayudar en este proceso. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.
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